Avatud dokumendiformaadid

Viimastel aastatel on toimunud maailmas olulised nihked ühtsete dokumendistandardite väljatöötamisel: standardi staatuse on saanud avatud dokumendiformaadid ODF ehk Open Document Format for Office Applications (ISO/IEC 26300:2006) , PDF ehk Portable Document Format (ISO 32000-1) ja PDF/A ehk Portable Document Format arhiveerimiseks (ISO 19005-1:2005).

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi Riigi infosüsteemide osakonna (RISO) poolt väljatöötatud dokument Riigi IT arhitektuur on andnud selge soovituse kasutada mitmepoolset redigeerimist vajavates dokumentides avatud dokumendiformaati “OpenDocument“. Redigeerimist mittevajavate dokumentide puhul on sobiv kasutada PDF formaati . Samal seisukohal on Euroopa Liit.

Eesti riigiasutused kulutavad aastas orienteeruvalt 35 miljonit krooni Microsoft Office tarkvara litsentside soetamisele (RISO). 95% Eesti riigiasutustes olevatest arvutitöökohtadest kasutab oma töös Microsoft Office kontoritarkvara. Teisalt on Microsoft Office tarkvarale olemas töötavad alternatiivid, mis ei jää oma funktsionaalsuselt ega kasutusmugavuselt mingil moel alla MS tarkvarale, mõneti aga isegi ületavad Microsoft Office võimalusi. Seejuures on selline tarkvara tihti ka täiesti tasuta (OpenOffice, IBM Symphony) või minimaalse litsentsitasuga (SUN StarOffice).

Eesti Tehnoloogia Arengu MTÜ analüüsis Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium tellimusel kontoritarkvara kasutamist ja kontoritarkvaraga seonduvat probleemistikku ning funktsionaalsusvajadusi Eesti riigiasutustes. Küsitleti 23 avaliku sektori asutust, milles on kokku 12 500 arvutitöökohta. Microsofti tarkvara praegune suur turuosa tuleneb selle agressiivsest müügipoliitikast, kasutajate harjumusest ning kasutajate vähesest teadlikkusest võimalikest alternatiividest.

Avatud ja suletud

Suletud formaat tähendab, et selle spetsifikatsioonid on mingi firma, tavaliselt tarkvaratootja, loodud ja neid ei avalikustata kolmandatele pooltele. Või kui avalikustatakse, siis erilepingute alusel, mis ei luba infot avalikkusele levitada. Pahatihti kasutavad samanimelise tarkvara erinevad versioonid ka erinevaid dokumendiformaate. Näiteks viiakse uuema tarkvara loodavasse dokumenti muudatused, mis takistavad seda avamast vanematel sama programmi versioonidel, või siis avatakse dokument vigadega. Mõnikord on sellised muudatused tõesti innovatiivsed ja vajalikud, kuid enamasti sunnitakse kasutajat ostma uuemat versiooni tarkvarast. Head (õigemini halvad) näited on Microsoft Office, CorelDraw ja veel paljud teised rakendused.

Avatud formaat tähendab, et dokumendi struktruur on vastavuses mitmete firmade ja avalike organisatsioonide koostöös valminud standardiga, spetsifikatsioon on kõigile soovijaile kättesaadav. Tähelepanu tuleb siin juhtida asjaolule, et kuigi paljud programmid võimaldavad näiliselt eksportida avatud formaati, osutub see probleemseks, sest tarkvaratootja on huvitatud oma kinnise vormingu levikust ega ole loonud korrektselt töötavat ekspordifiltrit avatud formaatidele. Link 1 Link 2, Link 3

Euroopa Liit on defineerinud mõiste avatud standard järgnevalt:

“The European Union adopted the following definition in its European Interoperability Framework[6]:
USE OF OPEN STANDARDS To attain interoperability in the context of pan-European eGovernment services, guidance needs to focus on open standards. The following are the minimal characteristics that a specification and its attendant documents must have in order to be considered an open standard:

• The standard is adopted and will be maintained by a not-for-profit organization, and its ongoing development occurs on the basis of an open decision-making procedure available to all interested parties (consensus or majority decision etc.).
• The standard has been published and the standard specification document is available either freely or at a nominal charge. It must be permissible to all to copy, distribute and use it for no fee or at a nominal fee.
• The intellectual property – i.e. patents possibly present – of (parts of) the standard is made irrevocably available on a royalty-free basis. There are no constraints on the re-use of the standard.”

Ainult avatud standarditel põhinevate dokumendiformaatide kasutamine tagab, et andmed on selle omanikele kasutatavad ja kättesaadavad ka pikema aja jooksul ja seejuures ilma kolmandatele osapooltele (s.t. näiteks suletud failiformaadi omanikule) litsentsitasusid maksmata.

Temaatilist lugemist: OpenDocument Fellowship, ODF Alliance, OASIS, Kuu ilma MS Office’ita, Austraalia ajalugu digitaliseeritakse ODF abil.