Avatud dokumendiformaadid

Tiina Tamme käsitleb oma 2000. a. magistritöös elektroonilise dokumendivahetusega seotud probleeme ning toob muuhulgas välja järgmised nõudmised.

1. Elektrooniliseks andmevahetuseks kasutatav formaat peab olema avatud.
2. Ta peab olema sõltumatu ühest kindlast operatsioonisüsteemist, rakendusprogrammist või tootjast.

3. Ta peab lubama kasutada graafikat ja muid multimeedia võimalusi ning tagama dokumentide hea kujunduse.

4. Formaat peab võimaldama dokumendis sisalduva info mugavat kasutamist (otsing, indekseerimine) ja redigeerimist.

5. Fail peab olema mahult kompaktne.

6. Formaati peab saama lihtsalt integreerida olemasolevatesse süsteemidesse ja tööprotsessidesse.

Magistritöö hinnangul sobisid tol momendil selleks enamikul juhudel rakendamiseks HTML- ja PDF-failid. Aastal 2000 oli see ilmselt ka tõesti nii.

Esimene OASIS ODF (Open Document Format for Office Applications)-tehnilise komitee istung toimus 16. detsembril 2002. OASIS kinnitas ODF-i OASIS-e standardiks 1.mail. 2005. 2006. a. kinnitasid rahvusvahelised standardiorganisatsioonid ISO (International Organization for Standardization) ja IEC (International Electrotechnical Commission ) ODF-i ka ISO/IEC standardiks 26300:2006. Seega oli eespoolloetletud nõudmistele vastav rahvusvaheline, avatud, tootjatest sõltumatu failiformaat sündinud.

Loomulikult ei saa jätta märkimata, et de facto kasutatakse hetkel digitaalses dokumendihalduses väga laialdaselt Microsoft Word-i DOC-faile. Põhjuseid, miks nii mainitud teadustöö, kui ka teised autorid seda formaati ei soovita, on mitmeid.

1. Tegu on salajase definitsiooniga, ühe firma poolt monopoliseeritud formaadiga. See asjaolu muudab kõik DOC-formaadi kasutajad sõltuvaks Microsofti tegevusest.

2. Ainus legaalne võimalus DOC-formaadi töötlemiseks on osta Microsofti toode Microsof Office. (Teiste tootjate programmide import-eksport-funktsioonid ei saa DOC-i definitsiooni salastatuse tõttu kunagi perfektseteks). Seega sunnib DOC-failide laialisaatja kõiki oma partnereid Microsofti tooteid ostma. Samuti sunnivad oma potentsiaalseid kaastöölisi sellele sammule ajakirjandusväljaanded, kes nõuvad kaastöid DOC-formaadis.

3. MS Word soodustab dokumentide halba vormistust, kuna lõigustiilide kasutamine on suhteliselt algeliselt teostatud (tühikutega tabuleerimine, pealkirjade vormistamine mitte headerina, vaid käsitsi kirja suurendades jne).

4. Tänu omadusele parandusi ja kustutatud teksti kasutajale varjatult kaasas kanda, võivad DOC-failid väga mahukaks muutuda ja lekitada konfidentsiaalset infot. Harvad ei ole juhud, kus üheleheküljelise, vaid lausteksti sisaldava MS Word-i DOC-i fail suuruseks on 1 MB ja rohkemgi.

5. MS Word-i erinevad versioonid ühilduvad omavahel sageli halvasti. Nii pole uuema MS Word-i DOC vanema versiooniga korrektselt loetav. Microsofti poole pealt vaadates on tegu kavala turupoliitikaga (kui keegi ostab uuema Word-i, peavad ka kõik tema partnerid sama tegema), kuid kasutaja seisukohast kutsub esile tõsiseid probleeme.

6. Siiani ootab lahendust makroviiruste leviku probleem.

7. DOC-failid sisaldavad mitmeid turvaauke, mis ohustavad nende kasutamist digitaalselt allkirjastatava formaadina.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi Riigi infosüsteemide osakonna (RISO) poolt väljatöötatud dokument Riigi IT arhitektuur on andnud selge soovituse kasutada mitmepoolset redigeerimist vajavates dokumentides ODF (OpenDocument) failiformaati. Sama soovitab ka Euroopa Liidu ekspertkomisjon. Redigeerimist mittevavajate dokumentide korral soovitab RISO PDF failiformaati.

Arvutikasutajatel on seda soovitust seda lihtsam jälgida, et saadaval on mitmeid väga kõrgekvaliteedilisi tasuta tarkvarapakette tunnustatud tarkvarafirmadelt (IBM, SUN, Google), mis kasutavad vaikeformaadina OpenDocument faile.

ODF formaadile on näiteks juba üle läinud sellised organisatsioonid nagu Saksamaa LV välisministeerium, Soome Vabariigi justiitsministeerium, Austraalia Rahvusarhiiv. Belgia valitsus võttis vastu otsuse, et alates 2008. aasta septembrist peavad kõik valitsusasutustest väljastatavad dokumendid olema OpenDocument vormingus, alates 2008. a. aprillist muutub ODF kohustuslikuks kõigis Hollandi valitsusasutustes, alates 01. jaanuar 2009 Norra valitsusasutustes. Eelpooltoodud riikide eeskuju kavatsevad lähiajal järgida ka Prantsusmaa, Taani, Malaisia, Brasiilia ja Kroaatia. Pikema loetelu leiab Wikipediast.

Viited: Jan Willemson, Dokumendiformaadid ja nende turvaprobleemid
Tiina Tamme, Elektrooniline dokumendivahetus standardid ja probleemid