Koosvõime raamistik soovitab riigi ja kohalike omavalitsuste asutuste digitaalsel omavahelisel ja avalikkusega suhtlemisel piirduda avalike ja standardiseeritud failiformaatidega HTML (XHTML), XML, PNG, SVG, PDF, ODF, BDOC. Allpool iseloomustame neid lühidalt ja toome ära nende alternatiivid, mida ei soovitata. Loetelu pole lõplik. Artiklis ei käsitleta videomaterjalide, sotsiaalmeedia, programmide, semantilise veebi, pakitud failide jms materjali esitamist.
ODF – Open Document Format
Digitaalsel suhtlemisel avalikkusega (digitaalsed kirjad, veebidest allalaetavad dokumendivormid jne) peaks mitmepoolset redigeerimist vajavates dokumentides kasutama ODF-formaati. ODFi peaks eelistama seal, kus on avalik huvi nende taaskasutuseks. ODF on avatud formaat, mis on vormistatud ISO-standardina. Avatud failiformaadina on ODF sõltumatu ühest kindlast rakendusprogrammist, tootjast või operatsioonisüsteemist. Open Document’i kasutavad vaikeformaadina näiteks järgmised kontoritarkvararakendused: OpenOffice.org, Sun StarOffice, Oracle Open Office, IBM Lotus Symphony, Google Docs, KOffice, NeoOffice, Mobile Office. Open Document’i tugi on olemas ka paljudel teistel tarkvararakendustel: IBM Workplace, IBM Lotus Notes 8, Corel WordPerfect Office, EIOffice, Co-Create Office, Abiword, TextEdit, TextMaker, Gnumeric, Scribus jt. ODF-failide laienditeks on tavaliselt .odp (esitlus), .ods (arvutustabelid), .odt (tekstid). ODF võiks HTMLi kõrval olla avalikkusele suunatud dokumentide põhiformaat. Lubatud alternatiividena võib andmeid esitada kujudel .txt ja .csv. Sama funktsionaalsusega ebasoovitatavad alternatiivid on .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .rtf .
PDF – Portable Document Format
Nende dokumentide puhul, mis redigeerimist ja taaskasutamist ei vaja, võib kasutada PDF-formaati. PDF on PostScriptil põhinev arvuti riist- ja tarkvaraplatvormist sõltumatu elektrooniliste dokumentide vorming. PDF-faile kasutatakse eeskätt virtuaalse paberina, trükiettevalmistuses ja dokumentide arhiveerimiseks. PDF on kinnitatud rahvusvahelises ISO-standardis ISO 32000-1[1]. Peale selle määrab rahvusvaheline standard PDF/X ISO 15930 kindlaks trükiettevalmistuseks sobiliku PDF-faili, rahvusvaheline standard PDF/A ISO 19005 sätestab nõuded dokumentide arhiveerimisele. PDFi tuleks kasutada siiski teatud ettevaatusega, kuna see formaat teeb andmete taaskasutuse raskeks või peaaegu võimatuks.
HTML – Hyper Text Markup Language; XHTML – Extensible HyperText Markup Language
HTML on veebilehtedes kasutatav märgenduskeel. HTML-dokumentide (-failide) veebist allalaadimiseks ja vaatamiseks kasutatakse veebilehitsejat. HTML lahutab üksteisest sisu, vaate ja objekti muud omadused. HTML paneb paika üksnes dokumendi struktuuri, kuid võimaldab leheküljele kaasata skripte, eeskätt JavaScript’i, ning CSSi, millega kirjeldatakse lehe kujundust. Avaliku sektori veebilehed võiksid olla XHTML-keeles. XHTML on veebilehtede loomiseks kasutatav keel. XHTMLi puhul on tegemist HTML-keelega, mis on realiseeritud XMLis.
XML – Extensible Markup Language
XML on W3C soovitatud üldotstarbeline markeerimiskeel, mille eesmärgiks on struktureeritud info jagamine erinevate infosüsteemide vahel, eelkõige interneti (intraneti) veebipõhistes rakendustes. XML on laiendatav keel, mis tähendab, et elemente on võimalik defineerida alates ülesande püstitamisest. XMLil põhinevad mitmed muud keeled, näiteks XHTML, RDF, OWL, RSS, MathML, GraphML, MusicXML, XSIL, SVG, GML, XBRL, SOAP, WSDL ja tuhanded teised. XML-keeles vahetatakse andmeid X-tee keskkonnas, DVKs; riigiportaali eesti.ee kõik vormid on realiseeritud XML-keeles. RIHA laiendusena on loomisel XML-metaandmete varamu. XMLina on esitatud õigusaktid Riigi Teataja veebiväljaandes. XML on infosüsteemide vahelise infovahetuse põhitehnoloogia. Kasutajale teisendatakse XML-dokumendid XMTL-, ODF- või PDF-formaati.
PNG – Portable Network Graphics
PNG sobib rasterkujutiste esitamiseks. PNG-formaati on soovitatav kõikjal GIFi asemel kasutada. Suurte pildifailide korral on lubatud ka JPEG-formaat ja muutumatu kvaliteedi säilimist vajavates rakendustes TIFF-formaat.
SVG – Scalable Vector Graphics
SVG on XMLil põhinev keel, mis kirjeldab nii staatilist kui dünaamilist (st interaktiivset ja animeeritud) kahemõõtmelist vektorgraafikat. SVG spetsifikatsioon on W3C avatud standard. SVG-pildid ja nende käitumine määratakse kindlaks XMLil põhinevas tekstifailis. See tähendab, et neis olevaid tekste saab otsida ja indekseerida. Nüüdisaegsed brauserid toetavad SVG-märgendkeelt väliste programmide abita, üksnes Microsofti Internet Explorer saab SVG-toe 9. versioonis.
BDOC
BDOC-standard määrab kindlaks XML-kuju täiustatud elektrooniliste allkirjade jaoks. Sellel standardil on pikaajaline tõestusväärtus. See on vastavuses Euroopa direktiiviga ning see kaasab kasulikku lisainformatsiooni tavapäraste kasutusjuhtude puhuks. Saadav lisateave sisaldab ka tõestusmaterjali allkirja kehtivuse kohta, mis on kasutatav isegi siis, kui allkirjastaja või verifitseerija üritab hiljem allkirja kehtivust eitada (salata). Eesti avalik sektor läheb seni kasutusel olnud DDOC-formaadilt praegu üle BDOCle. Allkirjastada võib mistahes formaadis faile.
Avaliku sektori üleminekut viisakatele vormingutele koordineerib Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juurde loodud tarkvara töögrupp.